Dostęp do dokumentacji medycznej w przypadku likwidacji placówki

Z chwilą likwidacji placówki medycznej zarządca musi zadbać o to, aby chorzy mieli stały dostęp do kartoteki. Jakie wymogi prawne stoją przed administratorami danych osobowych pacjentów? Zachęcamy do lektury dzisiejszego wpisu.

Placówka medyczna przechowuje kartotekę przez 20 lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Prawodawca wymienia przypadki, w których czas ten jest inny. Gdy czas przechowywania dokumentacji medycznej minie, lecznica jest zobowiązana do zniszczenia zbiorów w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości pacjentów. Procedury są zależne od tego, czy placówka służby zdrowia przestaje funkcjonować i zostaje usunięta z rejestru podmiotów prowadzących działalność leczniczą czy jej zadania od teraz będzie wykonywał inny podmiot.

Miejsce przechowywania dokumentacji medycznej

W przypadku likwidacji placówki medycznej w świetle litery prawa należy wskazać miejsce, w którym dokumentacja medyczna będzie archiwizowana. Z kolei przedsiębiorca, który prowadził lecznicę, jest obarczony tym obowiązkiem. Gdy mamy do czynienia z podmiotami niebędącymi przedsiębiorcami, miejsce składowania dokumentacji medycznej wyznacza podmiot, który założył likwidowaną placówkę.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Aby uniknąć sankcji, podmiot, który jest zobowiązany do przechowania dokumentacji medycznej, musi stworzyć właściwe warunki techniczne gwarantujące ochronę przechowywanych w kartotece danych osobowych. Problem ten rozwiąże się, gdy wejdzie w życie wymóg prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Już niebawem informacje na temat stanu zdrowia pacjentów będą przechowywane na serwerach komputerowych, co wykluczy kłopotliwe szukania miejsca, w którym do tej pory przechowywana była papierowa dokumentacja.

Zapisy prawne

Aby zapoznać się z zapisami dotyczącymi szczegółów przechowywania dokumentacji medycznej, warto zaczerpnąć wiedzy u źródła. Stosowne zapisy znajdziemy w treści ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 186 ze zm.), rozporządzenia ministra zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2015 r. poz. 2069) oraz w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Należy podkreślić, że z dniem wprowadzenia obowiązkowej implementacji systemu elektronicznej dokumentacji medycznej, zapisy te ulegną zmianie.

Decyzja o likwidacji placówki

Likwidacja lecznicy powinna zostać poprzedzona poinformowaniem pacjentów o podjętej decyzji ze stosownym wyprzedzeniem. Komunikat ten powinien zostać wywieszony na terenie placówki oraz zamieszczony na stronie internetowej. Z chwilą podjęcia decyzji o likwidacji placówki służby zdrowia nie kończą się problemy i zobowiązania prawne. Wymóg ten wynika z obecnie panującego prawa i należy go dopełnić, dopóki elektroniczna dokumentacja medyczna nie zajmie miejsca tradycyjnej.