Jak przygotować placówkę i personel do wprowadzenia EDM?

Schyłek ery papierowej historii choroby, który zastąpią komputery i specjalistyczne oprogramowanie, oznacza konieczność przekazania medykom i pielęgniarkom wiedzy, która pozwoli im na bezproblemową obsługę systemu elektronicznej dokumentacji medycznej. Już dzisiaj warto zaplanować konkretne kroki zmierzające do wdrożenia e-kartoteki.

Działania mające na celu przygotowanie personelu szpitala, przychodni lub prywatnego gabinetu lekarskiego, należy podjąć odpowiednio wcześniej, aby nie szkolić lekarzy i pielęgniarek na ostatnią chwilę, pod presją czasu. Przygotowanie ośrodka zdrowia do zmian powinno odbyć się kompleksowo i profesjonalnie.

Wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej może wymagać nie tylko przekazania personelowi informacji niezbędnych do obsługi nowego systemu, ale i zmiany sieci okablowania placówki, co wymaga dobrej organizacji logistycznej.

Z analiz Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia wynika, że wprowadzanie elektronicznej dokumentacji medycznej zajmie ponad rok. Podczas wprowadzania nowych rozwiązań mogą wystąpić rożnego rodzaju trudności zaburzające tryb pracy całego ośrodka zdrowia. Pamiętajmy, że do zmian należy przygotować również pacjentów, np. proponując im udział w kampaniach edukacyjnych, które wyjaśnią celowość procesu cyfryzacji dokumentacji medycznej.

1. Proces wcielania w życie elektronicznej dokumentacji medycznej należy rozpocząć od wyboru firmy informatycznej świadczącej tego typu usługi.

Warto zwrócić uwagę na cechy systemu, tj. elastyczność, czyli możliwość rozbudowywania i dopasowywania go do zmieniających się potrzeb placówki medycznej.

2. Kolejnym krokiem jest analiza ścieżki uzupełniania historii choroby pacjenta w trakcie wizyty lekarskiej.

Aby to zrobić, należy wypisać stanowiska pracy wszystkich osób, które mają kontakt z petentem. Prześledzenie tej ścieżki będzie pomocne w momencie, w którym trzeba będzie nadać uprawnienia dostępu personelu do konta utworzonego w elektronicznej dokumentacji medycznej.

3. Następną, istotną sprawą jest wybór managera projektu.

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za kontakt wykonawcy z zarządem ośrodka zdrowia. Stanowisko to wymaga wiedzy i umiejętności charakterystycznych dla zarządcy placówki medycznej oraz znajomości specyfiki pracy w branży IT.

4. Na koniec warto wspomnieć o długofalowej współpracy z dostawcą oprogramowania, która z całą pewnością nie skończy się w momencie zainstalowania oprogramowania.

Zawierając umowę z dostawcą EDM należy mieć zatem na uwadze także kwestie przeglądu i serwisowania systemu.