Dlaczego firmowy adres e-mail jest ważny w kontaktach biznesowych?

Adresy e-mail i wymiana poczty elektronicznej to jedna z podstawowych form komunikacji wykorzystana w biznesie i kontaktach handlowych. Mało oficjalny i nie do końca „przemyślany” adres e-mail utworzony, np. w darmowej i mało znanej domenie, nie tylko wpływa na wizerunek organizacji, którą reprezentuje dana osoba, ale również wzbudza mniejsze zaufanie wśród partnerów biznesowych. Z kolei adres e-mail o odpowiedniej składni tj. takiej, która zawiera w domenie np. nazwę organizacji, nie tylko wygląda w pełni profesjonalnie, zapada w świadomość odbiorców i pozwala skojarzyć nazwę firmy z daną osobą, ale również jest o wiele bardziej wiarygodny, co w kontaktach biznesowych nie jest bez znaczenia. W artykule przyglądamy się bliżej kilku elementom adresu e-mail, które wpływają na profesjonalny wizerunek oraz wiarygodność nadawcy i adresata wiadomości.

Zadbaj o własną domenę

Adres e-mail we własnej domenie (zawierającej nazwę organizacji), z jednej strony świadczy o profesjonalizmie, z drugiej strony jest o wiele bardziej wiarygodny dla partnerów biznesowych. Przykładowo adres jan.kowalski@nazwa-przychodni.pl jest o wiele bardziej profesjonalny i wzbudza większe zaufanie niż adres utworzony w darmowej domenie, np.: jan.kowalski@darmowa-poczta.pl. Adres we własnej domenie to także łatwiejsza identyfikacja osób, z którymi współpracujemy i większa pewność, że nie kontaktujemy się z przypadkową osobą, a z kimś, kto rzeczywiście pracuje w danej organizacji (dzięki adresowi we własnej domenie łatwiej uniknąć sytuacji, w której partner biznesowy przez przypadek wyśle poufną wiadomość do nieodpowiedniej osoby). Oprócz tego nazwa organizacji zawarta w adresie e-mail ułatwia jej zapamiętywanie oraz pozwala budować markę firmy np. poprzez skojarzenie adresu poczty elektronicznej, z adresem strony internetowej.

Unikaj pseudonimów oraz zdrobnień

Tworząc adres e-mail na potrzeby kontaktów biznesowych, nie należy posługiwać się pseudonimami, przezwiskami, zdrobnieniami itd. Adresy zawierające w nazwie np. krzysiek@, misiaczek@, franioo@ itd. nie wyglądają profesjonalnie i nie będą wiarygodne w kontaktach biznesowych. Tworząc wiarygodny adres e-mail, należy posługiwać się swoim imieniem i nazwiskiem, najlepiej zgodnie ze składnią imię.nazwisko@ lub ewentualnie nazwisko.imię@, np. jan.kowlaski@ lub kowalski.jan@. W przypadku, jeśli dany adres jest już zajęty, można wówczas posłużyć się dodatkowym inicjałem, np. jan.m.kowlaski@.

Unikaj liczb

W przypadku, w którym nie mamy możliwości utworzenia adresu e-mail we własnej domenie, a jedynie przy wykorzystaniu np. ogólnie dostępnych darmowych kont, należy unikać stosowania liczb. Adresy zawierające w nazwie określoną liczbę, np. jan.kowalski1980@, jan.15.kowalski@ w kontaktach biznesowych mogą zostać uznane za mało wiarygodne. Niestety z uwagi na to, że w darmowych domenach wiele adresów e-mail może być już zajętych, utworzenie adresu, który nie zawierałby liczb, może okazać dość się problematyczne. Jeśli nie jesteśmy w stanie zainwestować w utworzenie własnej domeny, rozwiązanie „problemu liczb” w adresie e-mail może być w takim przypadku niemożliwe.

Nie wskazuj stanowiska, działu lub specjalizacji

O ile tworzenie adresów e-mail powiązanych np. z określonym działem lub obszarem działalności firmy jak np. pomoc@, reklamacje@, rejestracja@ jest uzasadnione i ułatwia ich zapamiętanie, o tyle tworzenie adresów typu mariusz.pomoc@, reklamacje.marta@, monika-rejestracja@ nie będzie uznane za profesjonalne i wiarygodne. Należy podkreślić, że najlepszym miejscem na umieszczenie informacji o stanowisku, specjalizacji lub dziale, który reprezentuje dana osoba, jest zawsze stopka maila.

Do wysyłania wiadomości używaj tylko indywidualnych adresów e-mail

Pisząc do partnera biznesowego, należy zawsze wysyłać wiadomości z indywidualnych adresów e-mail, np. imię.nazwisko@nazwa-przychodni.pl. Adresy zbiorcze, takie jak np. rejestracja@nazwa-przychodni.pl powinny być zarezerwowane i przeznaczone przede wszystkim do odbierania e-maili lub do automatycznej zbiorczej wysyłki wiadomości (np. wewnątrz organizacji). Spowoduje to zwiększenie bezpieczeństwa i odpowiedzialności pracowników oraz uniknięcie sytuacji, np. w której nie wiadomo kto posłużył się zbiorczym adresem e-mail do przesłania określonej wiadomości (np. w przypadku, kiedy dostęp do skrzynki zbiorczej ma kilka uprawnionych osób lub też skrzynka zbiorcza ma formę grupy).

Podsumowanie

Warto pamiętać, że niezależnie od mechanizmów potwierdzających tożsamość danej osoby (jakim jest np. bezpośredni kontakt telefoniczny z nadawcą lub odbiorcą wiadomości), korespondencja elektroniczna nadana z adresu innego niż adres w oficjalnej domenie organizacji może budzić poważne wątpliwości dotyczące np. tożsamości nadawcy oraz autentyczności samej wiadomości. Wówczas do takich wiadomości należy podchodzić z ograniczonym zaufaniem, szczególnie w przypadku, kiedy są one wykorzystywane do przetwarzania danych poufnych. Np. w przypadku kontaktu z pomocą techniczną Mediporty może się zdarzyć sytuacja, w której ze względów bezpieczeństwa, specjalista ds. wsparcia odmówi udzielenia informacji, jeśli adres e-mail nie został podany na umowie oraz nie znajduje się w domenie danej placówki.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo i wzajemne zaufanie w kontaktach z partnerami biznesowymi, niezbędne jest korzystanie z adresów e-mail, które pozwalają w prosty i szybki sposób zidentyfikować nadawcę już po samej składni danego adresu, np. imię.nazwisko@nazwa-placówki.pl. Nie stanowi to oczywiście gwarancji, że wiadomość jest autentyczna, ale znacznie ułatwia identyfikację nadawcy lub adresata wiadomości (nie wymagając przy tym dużego nakładu kosztów ani pracy) oraz pozwala łatwiej powiązać określone osoby z określoną organizacją. Nie należy również zapominać, że oprócz odpowiednio skonstruowanego adresu e-mail, w każdej wiadomości powinien być zawarty podpis nadawcy (imię i nazwisko), bez względu na to, czy to pierwsza, czy kolejna wiadomość w danym dniu, bądź czy jest to e-mail napisany bezpośrednio, czy też przekierowany od innej osoby. Pozwala to adresatowi prześledzić dokładką ścieżkę, jaką przebyła wiadomość oraz jednoznacznie zidentyfikować nadawcę.

Na koniec warto dodać, że bez względu na mniej lub bardziej „biznesową składnię” adresu e-mail, do otrzymywanych maili i przesyłanych w nich załączników zawsze trzeba podchodzić z ograniczonym zaufaniem. Należy także pamiętać, aby darmowej i niezabezpieczonej poczty elektronicznej nie używać do przekazywania ważnych informacji, w tym danych prawnie chronionych, takich jak np. dane osobowe.