Jakie są wymagania dla elektronicznej dokumentacji medycznej?

Przed polską służbą zdrowia stoi nie lada wyzwanie – wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej do 1 sierpnia 2017 r. Zmiana ta wymaga od zarządców i całego personelu właściwego przygotowania technicznego, organizacyjnego oraz mentalnego. Przyjrzyjmy się im z bliska.

Dostosowanie szpitala, przychodni lub gabinetu medycznego do wymogów elektronicznej dokumentacji medycznej wymaga kilkumiesięcznych przygotowań. Badania wskazują, że co trzecia placówka medyczna jest już gotowa na korzystanie z e-kartoteki. Z kolei połowa lecznic deklaruje, że po Nowym Roku będzie w stanie posługiwać się systemem EDM. Długość procesu wcielenia w życie systemu elektronicznej dokumentacji medycznej zależy od wyjściowego poziomu informatyzacji placówki służby zdrowia. Na ten aspekt znaczący wpływ mają finanse placówki, w tym dofinansowanie unijne, z którego niektóre lecznice w ostatnim czasie skorzystały. W części placówek wystarczy dostosować obecne rozwiązania z obszaru nowych technologii do wymogów ustawodawcy. W innych miejscach wprowadzenie EDM oznacza o wiele więcej zmian, np. zakup i wdrożenie nowego oprogramowania. W niektórych przypadkach zmiany wiążą się z koniecznością stworzenia infrastruktury teleinformatycznej niemalże od podstaw.

Kolejna grupa wymogów dotyczy sfery prawnej. Oto lista najważniejszych z nich:

• ochrona e-kartoteki przed uszkodzeniem,
• integralność zawartości elektronicznej dokumentacji medycznej,
• dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych i ochrona danych przed dostępem osób nieuprawnionych, co oznacza, że uprawnienia do modyfikacji wpisów w e-kartotekach muszą być przypisane wyłącznie do kont pracowników służby zdrowia,
• weryfikacja osoby dokonującej wpisu na podstawie danych podanych podczas wprowadzania zmian, np. za pomocą podpisu elektronicznego,
• funkcja eksportu dokumentacji w postaci elektronicznej w formacie XML lub PDF,
• możliwość wydruku dokumentacji pacjenta w sposób niewymagający kwalifikacji technicznych.

Wyróżniamy dwa rodzaje podpisów: kwalifikowany i niekwalifikowany. Wymogi prawne określają, że wykorzystywany w EDM podpis elektroniczny musi być zgodny z ustawą o podpisie elektronicznym i nie doprecyzowują rodzaju tego podpisu. Warto podkreślić, że podpisywanie elektronicznej dokumentacji medycznej wiąże się też z koniecznością znakowania wpisów czasem. Polega ono na umieszczeniu w e-kartotece znacznika informującego o dacie oraz godzinie jego wprowadzenia do systemu. Nie ulega wątpliwości, że zabezpieczenia EDM muszą spełniać określone wymogi, które nie obciążają personelu medycznego dodatkowymi działaniami. Właściwa ochrona danych z założenia musi więc wiązać się z komfortem użytkowania EDM. System powinien automatycznie generować kopie zapasowe, dzięki którym w przypadku awarii, będzie można bez problemu odzyskać utracone informacje.