Skuteczność rozliczeń z NFZ poparta faktami

Otwarty rynek oprogramowania do rozliczeń z NFZ

Finansowanie świadczeń medycznych przez Narodowy Fundusz Zdrowia jest podstawą funkcjonowania ogromnej liczby placówek leczniczych. Oczywistym jest zatem, że zarządzające nimi osoby muszą bardzo poważnie podejść do tematu wyboru oprogramowania, które pozwoli na rozliczenie zrealizowanych świadczeń z tym płatnikiem – w jedyny możliwy obecnie sposób, czyli elektronicznie. Historycznie wybór ten nie stanowił najmniejszego problemu, ponieważ możliwość wyboru nie istniała, a odpowiednia aplikacja była dostarczana – lub bardziej: narzucana – przezNFZ. Od momentu uwolnienia rozliczeń w 2007 roku, poprzez ustanowienie tzw. otwartych formatów danych XML, sytuacja zmieniła się jednak diametralnie.

Obecnie możliwe jest wykonywanie rozliczeń za pomocą dowolnego kompatybilnego programu, których nie brakuje na rynku. W części województw, w których po stronie NFZ funkcjonuje Portal Świadczeniodawcy, wymaga to jedynie zarejestrowania instalacji i uzyskania odpowiednich identyfikatorów i haseł. W pozostałej części, obsługiwanej przez system SZOI, możliwe jest skorzystanie z dowolnego oprogramowania bez żadnych formalności.

Świadomość możliwości w pełni autonomicznego wyboru programu do rozliczeń przez placówkę medyczną nie jest powszechna. W rozpowszechnianiu wiedzy o otwartych formatach danych nie pomagają również pracownicy NFZ, niejednokrotnie błędnie wskazujący świadczeniodawcom aplikacje konkretnych firm jako jedyne właściwe. Osobom stojącym przed wyborem systemu do rozliczeń polecamy opublikowany na stronach NFZ oficjalny Poradnik dla planujących zakup oprogramowania. Na szczególną uwagę zasługuje w nim dział Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi, w którym czytamy:

• (Świadczeniodawcy) nie mają obowiązku kupowania następcy dotychczasowego programu oferowanego przez jego producenta. Mają wolny wybór w zakresie nowego rozwiązania do rozliczeń z NFZ.
• NFZ nie będzie rekomendował programów do rozliczeń. Świadczeniodawcy powinni własnym staraniem i na własny koszt zapewnić sobie rozwiązanie, które uważają za spełniające ich oczekiwania.
• Wolny wybór w zakresie oprogramowania oznacza, że świadczeniodawca może zmieniać oprogramowanie wiele razy. Istotne jest zapewnienie ciągłości w rozliczeniach, czyli uwzględnienie świadczeń sprawozdanych i rozliczonych od początku roku. Wskazane jest upewnienie się, że dostawca nowego oprogramowania wyposażył je w narzędzia do przeniesienia danych.

Udogodnienia w procesie rozliczeń dostępne w systemie Mediporta

Konkurencja pomiędzy producentami i dostawcami prowadzi do ciągłego doskonalenia produktów i usług oferowanych klientom. Nie inaczej jest w przypadku systemów do rozliczeń z NFZ. Dzięki ustanowieniu otwartych formatów XML w 2007 roku i uwolnieniu wspierającego je oprogramowania, firma Mediporta może oferować dzisiaj aplikację, która znacząco usprawnia comiesięczny proces rozliczeń w stosunku do systemów dawniej wykorzystywanych.

Mediporta to łatwiejsza realizacja kontraktu z NFZ:

• Podpowiadanie rozpoznań według klasyfikacji ICD-10
• Podpowiadanie procedur medycznych według klasyfikacji ICD-9
• Podpowiadanie produktów NFZ na bazie procedur (gruper JGP)
• Wczesne ostrzeganie o potencjalnych problemach z rozliczeniem wizyty
• Automatyczne obliczanie kolejek oczekujących na podstawie kalendarza
• Szybkie generowanie plików rozliczeniowych
• Raporty obrazujące stan wykonania umowy z NFZ
• W pełni automatyczna komunikacja z eWUŚ

Nie bez znaczenia jest również fakt, że oprogramowanie Mediporta umożliwia w ramach jednego systemu również rozliczanie usług komercyjnych, a także zarządzanie pozostałymi aspektami działania placówki medycznej, takimi jak obsługa ruchu pacjentów. Z jego wdrożenia skorzystają również lekarze, na co zwracamy uwagę m.in. w artykule Dokumentacja medyczna dopasowana do specjalizacji.

Skuteczność w rozliczeniach z NFZ poparta faktami

O ile jednak możliwe jest zweryfikowanie działania poszczególnych funkcji systemu w ramach wersji demonstracyjnej lub podczas spotkania z przedstawicielem handlowym, o tyle sprawdzenie skuteczności samej wymiany danych z NFZ jest praktycznie niemożliwe we własnym zakresie. Z kolei poleganie na samych deklaracjach producenta może być bardzo ryzykowne.

Z tego powodu, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom osób rozważających zakup oprogramowania Mediporta z myślą o rozliczeniach NFZ, prezentujemy poniżej statystyki zbudowane w oparciu o rzeczywiste, produkcyjne działanie systemu Mediporta na przestrzeni ostatnich 18 miesięcy: od stycznia 2013 roku do czerwca 2014 roku.

W tym czasie miało miejsce wiele zmian związanych z elektroniczną sprawozdawczością świadczeń, m.in.:

• wprowadzenie systemu eWUŚ i wsparcia dla elektronicznych uprawnień w raportach SWX/SWZ,
• zmiana szablonów ZRZ w celu ujednolicenia rozliczeń AOS i POZ,
• wprowadzenie możliwości elektronicznego wystawiania rachunków i faktur poprzez plikiEFX/ERX.

Bez względu na zmiany zachodzące w procesie rozliczeń, klienci Mediporta mogą zawsze spać spokojnie, ponieważ wszelkie niezbędne aktualizacje systemu dostarczane są na czas, a ich wgraniem na serwery zajmuje się zespół administratorów, wyręczając pracowników placówek medycznych ze wszelkiego aktualizowania aplikacji.

• Średni odsetek miesięcznej wartości kontraktów z NFZ rozliczony w systemie Mediporta na przestrzeni miesiąca

W ramach pierwszej statystyki sprawdziliśmy średni, miesięczny rozkład kwot rozliczanych poprzez system Mediporta. Poniższy wykres odpowiada na pytanie o odsetek wartości kontraktów, który średnio zostaje rozliczony w danym dniu miesiąca. Jako moment rozliczenia przyjęliśmy wystawienie rachunku dla NFZ, a więc ostatni krok całego procesu rozliczeń, uwzględniającego wcześniejsze przesłanie raportów statystycznych lub list deklaracji i ich akceptację przez płatnika.

Analiza pokazuje, że w obowiązującym terminie wysłania raportów statystycznych – do 10. dnia miesiąca – klientom firmy Mediporta udaje się nie tylko przedstawić sprawozdanie, ale także już rozliczyć średnio 85% środków. Kolejne 10% rozliczane jest w ostatnim dniu miesiąca (30. lub 31) – są to listy deklaracji POZ, lub świadczenia specjalistyczne w oddziałach NFZ, które umożliwiają wysłanie sprawozdań jeszcze przed końcem okresu rozliczeniowego. Inaczej mówiąc, 95% wartości kontraktów jest rozliczane w systemie Mediporta w terminie, w którym obowiązkowe jest jedynie ich sprawozdanie.

• Średni odsetek klientów, którzy do danego dnia miesiąca rozliczyli przynajmniej 80% wartości swojego kontraktu z NFZ

W ramach drugiej statystyki postanowiliśmy skupić się na sytuacji finansowej poszczególnych klientów. Poniższy wykres przedstawia średni odsetek klientów korzystających z systemu Mediporta, którzy do danego dnia miesiąca rozliczyli przynajmniej 80% wartości swojego kontraktu z NFZ, pozostawiając na kolejne dni korektę bardziej problematycznych świadczeń oraz rozliczenie działalności POZ. Podobnie jak w przypadku pierwszej statystyki jako moment rozliczenia przyjęliśmy moment wygenerowania dla NFZ rachunku lub faktury.

Z analizy wynika, że już 5. dnia miesiąca aż 74% klientów niezależnie osiąga próg 80% rozliczonych środków – tym samym zabezpieczając swoją późniejszą płynność finansową tak wcześnie jak to tylko możliwe. Uwzględniając rozliczenia, które następują (również planowo) dnia 30. lub 31. miesiąca, wspomniana grupa klientów rośnie do 83%.

Mediporta – solidny program do rozliczeń z NFZ

Wykorzystanie dowolnego systemu do rozliczeń z NFZ, który wspiera tzw. otwarte formaty XML, to nie tylko techniczna możliwość, ale formalne prawo każdego świadczeniodawcy, potwierdzone m.in. w opublikowanym przez NFZ oficjalnym przewodniku dotyczącym wyboru odpowiedniego programu.

Mediporta nie tylko spełnia podstawowe wymagania wobec programu do rozliczeń, ale także oferuje szereg udogodnień dla rejestracji, lekarzy, zarządców i osób zajmujących się rozliczeniami. Przede wszystkim jednak gwarantuje terminowe sprawozdawanie świadczeń i wystawianie rachunków, co dobitnie potwierdzają dane historyczne.