Każdy pacjent służby zdrowia ma świadomość, że obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej oraz ochrony zawartych w niej danych spoczywa na podmiocie, który udziela świadczeń opieki zdrowotnej. Jednak nie wszyscy są zorientowani, jak długo dokumentacja ta musi być przechowywana przez placówkę i czy elektroniczna dokumentacja medyczna spełnia wymogi ustawodawcy. Pora rozwiać wszystkie wątpliwości.

Możemy wyróżnić kilka trybów postępowania z oryginalną dokumentacją medyczną:

• przez 30 lat przechowuje się dokumentację pacjenta zmarłego na skutek uszkodzenia ciała albo zatrucia,
• placówki mają obowiązek przechowywania dokumentacji pozostałych pacjentów przez 20 lat,
• dokumentacja medyczna dzieci poniżej 2. roku życia przechowywana jest przez 22 lata,
• zdjęcia RTG należy archiwizować przez 10 lat,
• skierowania oraz zlecenia lekarskie w świetle obowiązującego prawa są pod ochroną przez 5 lat.

Po upływie czasu określonego przez ustawodawcę, dokumentację należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację chorego. Jeśli placówka, z usług której korzystał, ulegnie likwidacji, to dokumenty trafiają do archiwum, wskazanego przez Ministerstwo Zdrowia. Gdy mamy do czynienia z przejęciem przychodni lub szpitala przez inną placówkę medyczną, dokumentacja zostaje przeniesiona do nowej placówki medycznej.

Przepisy polskiego prawa nie precyzują warunków, jakie muszą spełniać pomieszczenia, w których przechowywana jest dokumentacja medyczna. Wiadomo jedynie, że podmiot musi zapewnić położenie chroniące dokumentację medyczną przed zniszczeniem lub dostaniem się jej w niepowołane ręce. Wymagania te spełnia elektroniczna dokumentacja medyczna, o której ze względu na termin uchwalenia obowiązujących przepisów prawnych, nie wspomniano w aktach prawnych regulujących przepisy. Oznacza to, że zasady przechowywania dokumentacji medycznej wymagają doprecyzowania oraz nowelizacji, która będzie spójna ze współczesnymi realiami służby zdrowia.

W poniższych aktach prawnych znajdują się kompleksowe informacje na temat obowiązujących zasad przechowywania dokumentacji medycznej:

• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r., o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2009, nr 52, poz. 417),
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r., w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. 2010, nr 252, poz. 1697 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (Dz. U. z 2008 r. Nr 136, poz. 857 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2011 r. Nr 112, poz. 654 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2011 r. Nr 113, poz. 657).