Podstawowe obowiązki związane z elektroniczną dokumentacją medyczną

1 sierpnia 2017 roku to ważna data dla placówek medycznych. W dniu tym wejdzie w życie obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jakie zmiany oznacza to dla osób prowadzących przychodnie?

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna zawiera co do zasady dokładnie te same informacje, co dokumentacja papierowa. Aby można było mówić o dokumentacji medycznej jako takiej, musi ona zawierać co najmniej: datę przygotowania dokumentu, oznaczenia: pacjenta (umożliwiające na wskazanie jego tożsamości) oraz placówki świadczącej usługę medyczną (z konkretnym wskazaniem komórki, w której udzielone zostało świadczenie), opis dotyczący stanu zdrowia pacjenta oraz opis świadczeń mu udzielonych.

Tego typu dokumentacja dzieli się na cztery kategorie według dwóch kryteriów. Po pierwsze – bazując na przedmiocie dokumentacji można wyróżnić dokumentację indywidualną (dotyczy ona konkretnego pacjenta) oraz zbiorczą (dotyczy grupy pacjentów). Po drugie – bazując na przeznaczeniu powstałych dokumentów można stwierdzić, że należą one do dokumentacji zewnętrznej (informacje opuszczające miejsce świadczenia) lub wewnętrznej (informacje, które tego miejsca nie opuszczają).

Z uwagi na specyficzny, poufny ich charakter każdy z powyższych typów dokumentów będzie musiał zostać w odpowiedni sposób zabezpieczony zanim wejdzie w skład EDM.

Obostrzenia

Jeden z kluczowych punktów spornych dotyczących elektronicznej dokumentacji medycznej dotyczy miejsca przechowywania. Zgodnie ze starymi przepisami placówka medyczna ma obowiązek przechowywania dokumentacji w miejscu jej sporządzenia. Stanowi to dość duży problem dla przychodni przechowujących dokumenty na serwerach znajdujących się poza miejscem świadczenia usług.

Rozwiązaniem jest podpisanie odpowiednio sformułowanej umowy z podmiotem zarządzającym serwerami. Dotyczy ona powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz dzierżawy przestrzeni serwerowej (dzięki temu dane znajdujące się na takim serwerze technicznie nadal znajdują się na terenie placówki medycznej).

Wymogi

Ponadto prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej wiąże się z kilkoma istotnymi wymaganiami. Dobrą praktyką jest przystosowanie się do nich już teraz, aby na przyszłość nie stanowiły problemu.

Przede wszystkim usługodawca musi zapewnić przychodni różne poziomy dostępu do informacji – w zależności od charakteru pracy osoby do dokumentacji sięgającej. Oczywistą rzeczą jest stosowne zabezpieczenie wszelkiego typu informacji, w szczególności danych osobowych. Nie mogą one również ulec zniszczeniu lub uszkodzeniu.

Bardzo istotną informację stanowi historia zmian dokumentacji wraz z adnotacją dotyczącą ich autorów, toteż jej przechowywanie również jest wymagane. Podobnie sprawa ma się z możliwością przygotowywania fizycznych kopii dokumentów.

Ostatni wymóg dotyczy walidacji. Elektroniczna dokumentacja medyczna musi być podpisana podpisem elektronicznym oraz znacznikiem czasu. Warto jednak zwrócić uwagę, że w procesie legislacyjnym pojawiły się bardzo silne naciski, by jak najsilniej ograniczyć konieczność ich stosowania. Istnieje zatem prawdopodobieństwo, że występowanie podpisów elektronicznych w tradycyjnej, niewygodnej formie, zostanie ograniczone do minimum.

Brak rewolucji

Wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej to proces trudny i wymagający dużej uwagi, jednak placówki, które wybiorą sprawdzonego usługodawcę i rozpoczną przygotowania do zmiany odpowiednio wcześnie, mogą mieć pewność, że zmianę tę przejdą bez problemu.