Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie w chmurze - część 4 - dostosowanie systemu

W poprzednich częściach cyklu Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie w chmurze zajmowaliśmy się kwestiami technicznymi (Część 1: Przechowywanie danych i Część 2: Bezpieczeństwo i dostępność) oraz prawnymi i finansowymi (Część 3: Zawarcie umowy). W kolejnym artykule omówimy temat dostosowania systemu do potrzeb placówki. O tym, jak istotny dla powodzenia informatyzacji jest ten element wdrożenia, pisaliśmy już przy okazji przedstawiania mechanizmu formularzy – Dokumentacja medyczna dopasowana do specjalizacji:

Próbując odpowiedzieć na pytanie o efektywność czasową elektronicznej dokumentacji medycznej, warto przytoczyć wnioski z analizy pt. The Impact of Electronic Health Records on Time Efficiency of Physicians and Nurses: A Systematic Review (Lise Poissant, Jennifer Pereira, Robyn Tamblyn, Yuko Kawasumi, J Am Med Inform Assoc. 2005 Sep-Oct; 12(5): 505–516), która w sposób zbiorczy przedstawia wyniki 23 badań przeprowadzonych w tym zakresie przez niezależne zespoły naukowe. (…) Autorzy analizy wskazują, że jednym z czynników, o decydującym wpływie na wyniki eksperymentów, było dopasowanie oprogramowania medycznego do sposobu pracy lekarzy i pielęgniarek. Oszczędność czasu była największa wtedy, gdy aplikacja została odpowiednio dostosowana do potrzeb personelu, tym samym wspomagając, a nie utrudniając ich pracę.

Specjalistyczna dokumentacja medyczna

Najprostsze aplikacje medyczne, reklamujące możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, mogą opierać się o zestaw predefiniowanych, uniwersalnych pól typu wywiad, badanie, zalecenia, wymagających czasochłonnego uzupełniania za pomocą klawiatury. Warto zapytać dostawcę o bardziej zaawansowane mechanizmy, które pozwolą dopasować system do potrzeb danej specjalizacji. Dopiero dzięki nim możliwe jest osiągniecie dużych oszczędności czasowych w gabinecie, o których pisaliśmy we wspomnianym już artykule Dokumentacja medyczna dopasowana do specjalizacji. Wskazywaliśmy w nim rozwiązanie tego problemu przyjęte w oprogramowaniu Mediporta, czyli mechanizm formularzy pozwalający na wykonanie następujących czynności:

• określenie sekcji dokumentacji w podziale na specjalizacje i według innych kryteriów,
• przygotowanie w ramach każdej z sekcji dowolnej liczby formularzy,
• zdefiniowanie dla każdego z formularzy pól z danymi wprowadzanymi na różne sposoby,
• określenie wyglądu formularza podczas edycji, w ramach historii oraz na wydruku.

W sytuacjach, w których jedno duże pole tekstowe, jak np. wspomniany wywiad, pozostaje optymalnym rozwiązaniem, warto poszukać innych udogodnień. Przykładowo oprogramowanie Mediporta oferuje w tym przypadku trzy najważniejsze możliwości:

1. Przygotowanie domyślnych opisów, które pojawiają się w polach automatycznie przed rozpoczęciem edycji. Sporządzanie dokumentacji medycznej polega w tym przypadku na usuwaniu nieadekwatnych fragmentów tekstu i jego uzupełnianiu dodatkowymi, indywidualnymi elementami. Rozwiązanie to przedstawiliśmy na przykładzie prostego formularza wywiad-badanie-zalecenia.

2. Skorzystanie z mechanizmu fraz, pozwalającego na przygotowanie katalogu gotowych tekstów, które następnie jednym kliknięciem dodaje się do pola z dłuższym opisem. W tym przypadku dla każdego pola i każdego użytkownika możliwe jest przygotowanie odrębnego katalogu fraz, dopasowanych do potrzeb specjalizacji i indywidualnego stylu pracy. Rozwiązanie to przedstawiliśmy na przykładzie dokumentacji badania okulistycznego.

3. Skorzystanie z szablonów wizyt, pozwalających na zapisanie pełnej treści wizyty do ponownego wykorzystania, zawierającej wszystkie formularze i pola, recepty oraz inne sekcje, ale z pominięciem danych osobowych pacjenta. Przy kolejnej wizycie dowolnego pacjenta istnieje możliwość nałożenia szablonu wybranego z listy, co skutkuje automatycznym uzupełnieniem wszystkich danych.

Reguły dostępu do danych i uprawnienia systemowych

Kolejnym ważnym elementem wdrożenia jest określenie wyglądu systemu z punktu widzenia poszczególnych grup użytkowników: rejestracji, lekarzy różnych specjalizacji, pielęgniarek, położnych itp. Wybierając oprogramowanie medyczne warto sprawdzić jakie możliwości oferuje ono w tym zakresie. Dla ułatwienia można podzielić tę kwestię na trzy obszary:

1. Dostęp do poszczególnych funkcji systemu. Jedną z ważniejszych reguł bezpieczeństwa komputerowego jest nadawanie użytkownikom uprawnień do wykonywania wyłącznie tych czynności, które składają się na ich codzienne obowiązki. Nie należy przyznawać standardowo uprawnień do innych funkcji, ze względu na możliwość przypadkowego lub celowego przekroczenia swoich kompetencji, co może skutkować nie tylko problemami związanymi z brakiem przeszkolenia w danych obszarze, ale potencjalnie również złamaniem prawa. Mniejsze uprawnienia kont pracowników rejestracji i personelu medycznego to również mniejsze ryzyko ich skutecznego wykorzystania w przypadku ataku hakerskiego – zarówno zdalnego jak i na miejscu w placówce. System Mediporta pozwala na zdefiniowanie w systemie dowolnych ról użytkowników i przypisanie im podzbioru uprawnień z bogatego katalogu, dzięki czemu możemy uzyskać nie tylko wysokie bezpieczeństwo systemu, ale również jego zwięzły wygląd, na co zwracamy uwagę w artykule Dopasowanie systemu i bezpieczeństwo danych dzięki uprawnieniom:

Warto jednak zauważyć, że w przypadku systemu Mediporta, brak uprawnienia do danej funkcji nie powoduje jedynie „wyszarzenia” odpowiadającego jej przycisku lub pola ani powstania na ekranie „dziury” w tym miejscu. Dzięki zastosowaniu technologii webowych, oraz właściwemu zaprojektowaniu interfejsu użytkownika, brak uprawnień sprawia, że związane z nimi elementy zostają pominięte, a reszta przycisków i pól automatycznie organizuje się na ekranie w taki sposób, aby zająć jak najmniej miejsca. Każdy z użytkowników otrzymuje przez to prosty i przejrzysty interfejs.

2. Automatyczne dopasowanie wyglądu systemu do sytuacji. W wielu sytuacjach nadanie samego uprawnienia, np. do tworzenia wizyt, nie jest wystarczająco dokładnym sposobem określenia, które możliwości systemu są dostępne. W szczególności widoczne jest to właśnie na przykładzie personelu medycznego i wizyt, które mogą być związane z różnymi specjalizacjami. System medyczny powinien być na tyle elastyczny, aby możliwe było określenie wzorów dokumentacji, np. w sposób przedstawiony wcześniej w artykule, jak również przypisanie ich do poszczególnych komórek organizacyjnych, pracowników itp. W oprogramowaniu Mediporta umożliwia to mechanizm reguł dostępu, związany ściśle z formularzami i opisany w artykule Dopasowanie systemu i bezpieczeństwo danych dzięki uprawnieniom:

Dzięki regułom dostępu trywialnie proste jest podzielenie wzorów dokumentacji medycznej na adekwatne komórki organizacyjne przychodni, co skutkuje np. oferowaniem karty badania echokardiograficznego wyłącznie w poradni kardiologicznej. Z drugiej strony możliwe jest również współdzielenie pewnych formularzy pomiędzy różnymi poradniami, np. ogólnej karty badania USG.

3. Realizacja polityki bezpieczeństwa do danych. Połączeniem wymienionych wyżej obszarów jest aspekt prawny. Możliwości konfiguracyjne systemu powinny pozwalać na realizację różnych zasad bezpieczeństwa, zarówno bardzo surowych, zabraniających rejestracji jakikolwiek wgląd w dane medyczne, a lekarzom w dane osobowe poza wiekiem, jak i innych bardziej praktycznych z punktu widzenia codziennego funkcjonowania placówki. Temat ten został rozwinięty w artykule Dopasowanie systemu i bezpieczeństwo danych dzięki uprawnieniom:

Oczywiście w praktyce funkcjonowania służby zdrowia bardzo trudno jest zrealizować w pełni tak rygorystycznie sformułowaną politykę, a jej ewentualne zastosowanie mogłoby być nie tylko niepraktyczne, ale też niebezpieczne dla pacjentów, ze względu na utrudnienie zachowania ciągłości leczenia. Z tego powodu oprogramowanie Mediporta nie narzuca w tym zakresie jedynie słusznej interpretacji prawa, a zamiast tego dostarcza elastycznych narzędzi, pozwalających administratorom placówek na samodzielne określanie kompromisu pomiędzy ochroną tajemnicy a wygodą użytkowania systemu. Możliwe jest także dostrajanie zasad dostępu w trakcie korzystania z systemu, po zakończeniu wdrożenia.

Integracja z lokalnymi urządzeniami

Tematem z pogranicza technologii i dopasowania jest kwestia integracji z lokalnymi urządzeniami biurowymi, fiskalnymi i medycznymi, które znajdują się w placówce medycznej. Ze względu na ich duże zróżnicowanie, uruchomienie integracji z danym systemem informatycznym będzie często wymagało wykonania dodatkowych prac programistycznych i wdrożeniowych.

Warto jednak zapytać dostawcę usługi chmurowej o jego ogólne podejście do zagadnienia, które jest stosunkowo trudne w przypadki aplikacji działających w przeglądarce internetowej. W tym środowisku standardowo dostęp do lokalnych urządzeń możliwy jest jedynie w przypadku typowych podzespołów komputerowych, takich jak mikrofon czy kamera internetowa. W przypadku innych urządzeń konieczne jest opracowanie dodatkowych mechanizmów.

W przypadku systemu Mediporta komunikację zapewnia niewielka aplikacja instalowana na lokalnym komputerze, która działa w sposób niemal niezauważalny dla użytkownika. Zalogowanie do aplikacji następuje automatycznie podczas standardowego logowania do systemu Mediporta, podobnie w przypadku zakończenia pracy. Komunikacja z serwerami w chmurze odbywa się za pomocą standardowych protokołów HTTP i HTTPS, dzięki czemu nie jest wymagana jakakolwiek zmiana konfiguracji sieci. Aplikacja ma również możliwość automatycznej aktualizacji.

Import danych z poprzedniego systemu

Niezależnie od tego, czy placówka medyczna wprowadza system informatyczny po raz pierwszy, czy też dokonuje jego wymiany, zapewnienie ciągłości jej działania jest warunkiem koniecznym. W pierwszym przypadku kluczowa jest kwestia odpowiedniego przeszkolenia personelu, w drugim natomiast dodatkowo niezbędne jest przeniesienie informacji ze starego systemu, czyli tzw. migracja danych. Z tego powodu warto rozpoznać, jakie możliwości importu posiada nowe oprogramowanie, a także zapytać dostawcę jaki będzie koszt wykonania dodatkowych prac związanych z ewentualną konwersją formatu danych.

Firma Mediporta oferuje migrację najważniejszych danych ze wszystkich najpopularniejszych aplikacji, a także wielu innych, rzadziej stosowanych. W celu uzyskania dokładniejszych informacji na ten temat zachęcamy do kontaktu z przedstawicielami handlowymi firmy lub działem technicznym.

Elastyczny, ale sformalizowany proces wdrożenia

W poprzedniej części cyklu wskazywaliśmy na powody, dla których niezbędne jest zawarcie z dostawcą chmurowym umowy na świadczenie usługi. Nie inaczej jest w przypadku realizowania wdrożenia systemu, a więc przed ostatecznym podjęciem decyzji o przejściu na nowy system i podpisaniem umowy na usługę. Na okres konfiguracji systemu oraz wykonywania innych prac przygotowawczych również warto zawrzeć stosowną umowę, która zagwarantuje zakres wdrożenia i termin jego zakończenia, a także niezmienność jego ewentualnego kosztu. Jeśli to w ramach wdrożenia wykonywany jest import danych ze starego systemu, zawarcie umowy jest natomiast koniecznością, ze względu na wymogi Ustawy o ochronie danych osobowych.

Oczywiście również w tym przypadku Mediporta pozwala nie tylko realizować wdrożenie w zgodzie z prawem, ale również oferuje korzystne rozwiązania umowne dla klienta, w trosce o terminową i zgodną z ustaleniami realizację prac.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

W poprzednich artykułach z cyklu Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie w chmurze zajęliśmy się następującymi kwestiami:

• Cześć 1: Przechowywanie danych
• Część 2: Bezpieczeństwo i dostępność – W jaki sposób zapewniona jest ochrona danych?
• Część 3: Zawarcie umowy – Czy umowa na usługę zawiera powierzenie danych i gwarancję? W jaki sposób rozliczane jest korzystanie z usługi?