Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie w chmurze - część 3 - zawarcie umowy

Prawdziwa chmura – pierwszy warunek sukcesu

W poprzednich częściach cyklu opisywaliśmy jak rozpoznać prawdziwą usługę chmurową – Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie dla przychodni - część 1 - przechowywanie danych:

Tylko aplikacje dostępne w przeglądarce internetowej mogą zostać bez problemu wykorzystane na dowolnym urządzeniu: komputerze, tablecie lub smartfonie, bez specjalnego przygotowania do tej funkcji. Dzięki temu w razie awarii wystarczy wymienić urządzenie na zapasowe, co nie sprawi żadnego problemu osobom bez wiedzy informatycznej. Aplikacje takie jak Mediporta eliminują wszystkie wady wymienionych w artykule połowicznych rozwiązań.

Chmura nie tylko z nazwy – bezpieczeństwo i dostępność

Zwracaliśmy również uwagę na najważniejsze kwestie techniczne związane z usługą chmurową, które warto omówić z potencjalnym dostawcą – Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie dla przychodni – część 2 - bezpieczeństwo i dostępność:

Absolutnym minimum jest, aby serwery obsługujące oprogramowanie medyczne znajdowały się w profesjonalnym centrum przetwarzania danych. (…) W kolejnym kroku należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie samych maszyn. W związku z tym warto zapytać dostawcę, w jaki sposób utrzymuje ciągłość działania systemu w przypadku awarii serwerów.Minimalną odpowiedzią, której należy oczekiwać w tym przypadku jest informacja o wykorzystaniu nadmiarowych (ang. redundant) maszyn i macierzy dyskowych, które pozwalają oprogramowaniu działać bez zauważalnej przerwy oraz bez utraty danych mimo ewentualnego uszkodzenia praktycznie dowolnego podzespołu komputerowego.

Wskazywaliśmy następnie uwagę na znane przypadki, kiedy mimo największych starań, nawet tak przygotowane środowiska zawodziły. Dlatego warto zadbać o kolejną warstwę zabezpieczeń:

Zespół inżynierów Mediporta uznał jednak, że standardowe usługi IaaS i PaaS to za mało. Dlatego każdy z klientów korzysta jednocześnie z obu ośrodków: podstawowego, wybieranego jako bliższy geograficznie oraz drugiego, zapasowego. Przetwarzane dane są nieustannie replikowane z lokalizacji podstawowej do lokalizacji zapasowej, oddalonej geograficznie i pozostającej pod kontrolą całkowicie odrębnego podmiotu. (…) W każdej chwili możliwe jest uruchomienie systemu w lokalizacji zapasowej, niezależnie dla każdego z klientów.

Obietnice to za mało – liczy się pisemna umowa

Zawarcie pisemnej umowy z dostawcą usługi chmurowej to nie tylko gwarancja dochowania przez niego poczynionych obietnic, ale również prawny obowiązek, wynikający z Ustawy o ochronie danych osobowych:

Art. 31:

1. Administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych.
2. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.

W związku z tym bardzo ostrożnie należy podchodzić do wszelkich usług, które reklamują możliwość natychmiastowego rozpoczęcia pracy bez dodatkowych formalności. Jakiekolwiek działanie bez sporządzenia pisemnej umowy powierzenia możliwe jest wyłącznie na fikcyjnych danych, w ramach testów przed wyborem konkretnego rozwiązania.

Sama umowa powierzenia to za mało

Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pozwala na korzystanie z usługi chmurowej w zgodzie z Ustawą o ochronie danych osobowych, ale niekoniecznie gwarantuje spełnienie wymagań stawianych systemom medycznym, określonych m.in. w "Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania".

Analizując ofertę usługi chmurowej warto zwrócić uwagę na zakres i sposób uregulowania kwestii równie istotnych co powierzenie:

• Co w chodzi w skład usługi? Jakie są funkcje systemu?
• Jakie są gwarancje bezpieczeństwa i dostępności?
• W jaki sposób warunki świadczenia usługi mogą się zmieniać?

Wiele usług chmurowych opiera się wyłącznie o dostępny na stronie regulamin, którego aktualizacja pozostaje w wyłącznie w gestii dostawcy, stawiając klienta przed faktem dokonanym w przypadku ewentualnej jego zmiany.

Mediporta zawiera umowę z każdym klientem

Jako dostawca w pełni legalnej usługi chmurowej, umożliwiamy zapoznanie się z systemem z poziomu współdzielonej lub dedykowanej instalacji demonstracyjnej, do której dostęp otrzymać może każda zainteresowana placówka medyczna.

Warunkiem rozpoczęcia produkcyjnej pracy z systemem, bez względu na wielkość placówki, jest jednak podpisanie Umowy na świadczenie usługi, która zawiera nie tylko wymagane przez prawo powierzenie przetwarzania danych osobowych, ale także szereg zapewnień odnoszących się do kształtu samej usługi, m.in.:

1. Skrócony opis minimalnej funkcjonalności systemu, który eliminuje możliwość wycofania z oferty funkcji istotnych dla klienta.
2. Minimalna gwarancja czasu reakcji w razie wystąpienia usterek, która zapisana jest na poziomie niezmiennej umowy, a nie regulaminu – w tym również czasu znalezienia obejścia i ostatecznego rozwiązania problemu.
3. Sposób postępowania z danymi w przypadku rozwiązania umowy, który ułatwia ich migrację do ewentualnego nowego systemu, zamiast to utrudniać, co jest niestety częstą praktyką w oprogramowaniu medycznym.

Chmura to również elastyczny sposób rozliczeń

Wszystkim zainteresowanym ekonomiczną stroną wdrożenia systemu informatycznego polecamy wcześniejszy artykuł pt. Rzeczywiste koszty informatyzacji. Omawia on m.in. kwestię modelu rozliczeń:

Jaki jest minimalny okres zakupu licencji? Czy istnieje możliwość rozliczeń comiesięcznych?

• Osoby decydujące się na zakup oprogramowania do placówki medycznej bardzo często słusznie obawiają się konieczności jednorazowego poniesienia wysokiego wydatku. Kolejnym elementem, który dokłada się znacząco do jego wysokości jest koszt licencji, zazwyczaj oferowanej jedynie w opcji rocznej.

• Na tle tradycyjnych rozwiązań wyróżniają się pod tym względem wszelkie systemy oparte o chmurę obliczeniową, oferujące standardowo możliwość opłacania usług w ramach comiesięcznego abonamentu. Oprócz miesięcznych rozliczeń, Mediporta dodatkowo oferuje klientom miesięczny okres wypowiedzenia umowy, stawiając na lojalność wynikającą z satysfakcji z wysokiego poziomu usług świadczonych przez firmę. Natomiast w przypadku opłacenia abonamentu za dłuższy okres z góry, oferowane są atrakcyjne rabaty, w wariantach 3-, 6-, 12- i 24-miesięcznych.

Jaki jest model licencjonowania? Czy rozliczane są stanowiska komputerowe, użytkownicy czy też obowiązuje inny system?

• Oprogramowanie instalowane lokalnie praktycznie zawsze licencjonowane jest per stanowisko. Oznacza to, że konieczny jest zakup licencji na każdy komputer, na którym wykorzystywany będzie system. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość zamiennego korzystania z aplikacji przez wielu użytkowników w ramach jednej licencji, wadą natomiast znaczny wzrost kosztów w przypadku braku współdzielenia stanowisk oraz wykorzystywania wielu urządzeń przez jednego użytkownika. W praktyce okazuje się to szczególnie dotkliwe dla placówek zatrudniających pracowników mobilnych, takich jak pielęgniarki środowiskowe lub lekarze udzielający porad domowych. Stanowiskowy model licencjonowania ogranicza również możliwość korzystania z systemu przez zarządców oraz osoby odpowiedzialne za rozliczenia z NFZ, którzy wymagają dostępu do bieżących danych również spoza siedziby podmiotu leczniczego.

• Oprogramowanie chmurowe zazwyczaj licencjonowane jest per konto użytkownika. Dzięki temu każdy z pracowników zyskuje możliwość dostępu do danych z dowolnego urządzenia. Tracić będą jednak na tym placówki zatrudniające wielu specjalistów w niewielkim wymiarze godzinowym.

• Oferta Mediporta łączy wymienione wyżej korzyści, rozliczając w abonamencie rzeczywisty wymiar czasu pracy, a nie stanowiska ani użytkowników. Związane z tym oszczędności łatwo sobie wyobrazić, nie tylko w kontekście zarówno dostępu mobilnego i zatrudniania specjalistów, ale również sezonów urlopowych, występujących w każdej placówce.

W jaki sposób model rozliczeń przekłada się na praktyczne oszczędności? Odpowiedź na to pytanie przedstawiamy w poniższej tabeli, zawierającej wyliczenie liczby licencji niezbędnych do zakupienia w przykładowej przychodni. Podobną kalkulację, opartą o rzeczywistą działalność placówki, przygotowują w ramach indywidualnej oferty przedstawiciele handlowi firmy Mediporta.

Oczywiście w finalnym rozrachunku należy wziąć pod uwagę konkretny koszt poszczególnych typów licencji, zgodnie z kwotami zaoferowanymi przez producentów. Warto jednak zauważyć, w jaki sposób model licencjonowania wpływa na kwestię optymalnego wykorzystania licencji m.in. w przypadku pracy zdalnej i współdzielenia stanowisk oraz w przypadku urlopów i innych przerw w pracy.

Kwestie techniczne, prawne i finansowe rozwiązane – co dalej?

Aspekty, które poruszyliśmy dotychczas, tworzą tak naprawdę katalog warunków koniecznych – minimalnych wymagań odnośnie usługi chmurowej. Po ich rozwiązaniu można zająć się stroną merytoryczną wyboru oprogramowania medycznego. Trudno wskazać w tej kwestii jednoznaczny katalog wskazówek, ponieważ każda z placówek będzie kierowała się nieco innym zestawem wymagań funkcjonalnych. Można jednak zwrócić uwagę na pewne ogólne mechanizmy, które ułatwią dopasowanie systemu do potrzeb placówki. Kwestie te będą przedmiotem kolejnego, ostatniego już artykułu z cyklu Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie dla przychodni – część 4 - dostosowanie systemu.