Zarządzanie dodatkowymi danymi o pacjentach i pracownikach

W poprzednich artykułach – Dokumentacja medyczna dopasowana do specjalizacji oraz Dopasowanie systemu i bezpieczeństwo danych dzięki uprawnieniom – przedstawiliśmy wbudowane w system Mediporta mechanizmy formularzy i reguł dostępu, pozwalające na indywidualne zaprojektowanie układów pól z danymi, a następnie określenie gdzie i kiedy będą one widoczne.Dotychczas przedstawialiśmy formularze i reguły wyłącznie na przykładzie dokumentacji medycznej w ramach wizyt lekarskich i pielęgniarskich, na podstawie:

• prostego formularza wywiad-badanie-zalecenia, zawierającego domyślne opisy,
• karty oceny stanu ogólnego noworodka, obrazującej zastosowanie pól wyboru,
• dokumentacji badania kardiograficznego, korzystającego dodatkowo z pól z jednostkami,
• dokumentacji badania okulistycznego, zawierającego pola wspierane przez gotowe frazy.

Wizyty to jednak nie jedyny obszar oprogramowania Mediporta, który podlega podobnemu dopasowaniu.

Indywidualna struktura kartoteki pacjenta

Drugim najważniejszym obszarem wspierającym mechanizmy formularzy i reguł dostępowych jest rekord pacjenta. Typowym ich zastosowaniem jest w tym przypadku opracowanie elektronicznych wzorów zgód i oświadczeń. Oczywiście dokumenty te będą wymagały drukowania i tradycyjnego podpisywania przez pacjentów, ale dzięki automatycznemu uzupełnianiu danych osobowych cała obsługa formalności może przebiegać o wiele szybciej. Dodatkowo, w systemie informatycznym pozostaje ślad po wygenerowaniu formularza zgody lub oświadczenia, który można uzupełnić o informację o fizycznej lokalizacji dokumentu lub jego skan. Tryb pracy oparty o drukowanie formularzy dopiero wtedy, kiedy są one potrzebne, pozwala również lepiej rozłożyć w czasie koszty zakupu papieru, a także wyeliminować ryzyko dezaktualizacji wzoru, który został wydrukowany z dużym zapasem. Dzięki wykorzystaniu systemu Mediporta odpada również konieczność każdorazowego wyszukiwania na biurku właściwego formularza spośród kilkunastu-kilkudziesięciu wzorów.

Przykład zgody opracowanej w ramach jednego z wdrożeń oprogramowania Mediporta przedstawiają poniższe zrzuty ekranowe. Zachęcamy również do zapoznania się z wyglądem gotowego wydruku:

Wydruk formularza:

Edycja formularza:

Podgląd formularza:

Formularze o pracowniku, czyli elementy systemu kadrowego

Bez względu na to, czy obszarami księgowości i zarządzania kadrami zajmuje się jeden z pracowników placówki medycznej, jej właściciel czy firma zewnętrzna, zatrudnienie nowej osoby wymaga zebrania od niej szeregu danych w formie różnych kwestionariuszy i oświadczeń. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku aktualizacji kluczowych informacji o pracowniku, np. w przypadku zmiany miejsca jego zamieszkania, a co za tym często idzie – urzędu skarbowego, w którym rozlicza podatki.

Procesy kadrowe mogą zostać usprawnione dzięki formularzom systemu Mediporta – podobnie jak obsługa pacjenta. W ramach wdrożenia rekord pracownika, zawierający domyślnie podstawowe dane, takie jak numer prawa wykonywania zawodu, może zostać rozszerzony o kwestionariusze osobowe. Dzięki odpowiedniej konfiguracji reguł dostępu, dane wprowadzone w takie formularze będą widoczne jedynie dla osób zajmujących się kadrami, a do ich uzupełnienia uprawniony będzie jedynie sam pracownik lub jego przełożony. Takie rozwiązanie jest wygodne dla pracownika, ponieważ pozwala mu na uzupełnienie danych w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca – w tym również z domu, gdzie prawdopodobnie przechowuje on np. świadectwa pracy, na podstawie których wypełnia się część kwestionariusza. Z kolei wydrukowanie gotowych formularzy, uzupełnionych danymi elektronicznie, pozwala uzyskać o wiele czytelniejsze dokumenty.